Одной из наиболее «продвинутых» отраслей бизнеса считается ритейл, охотно внедряющей новые технологии. Однако еще недавно торговые сети полностью игнорировали системы внутреннего электронного документооборота, предпочитая вести дела на бумаге.
В 2019 году в розничных компаниях начали запускаться первые проекты в этой области. По информации компании Directum, число её заказчиков-ритейлеров, желающих автоматизировать внутренние процессы, с октября 2018 года возросло почти в 2 раза.
Примерно в одно время проекты по внедрению внутреннего электронного документооборота запустили несколько крупных российских ритейлеров, в числе которых, например, «Глория Джинс». Для холдинга ECM – это часть крупного проекта по цифровизации договорных процессов.
«Современная практика управления бизнесом требует внедрения новых технологических решений, обусловленных как значительным увеличением объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, так и ужесточением требований к ее достоверности и актуальности. Цифровизация документооборота и внедрение ECM-системы неизбежны на той стадии развития компании, когда число договоров исчисляется сотнями тысяч, а суммы – миллиардами рублей», – рассказал старший вице-президент по IT компании «Глория Джинс» Сергей Климаш.
«Перевод юридически значимого документооборота в цифру будет являться естественным развитием проекта. Хотя необходимо отметить, что не все наши контрагенты готовы к подобным изменениям, – добавил он. – Технологии и инновации становятся ключевыми факторами развития бизнеса и особенно такого динамичного как ритейл. Все наши ключевые ИТ-проекты, как и данный проект, мы рассматриваем в контексте реализации концепции предприятия «реального времени».
Всё по папкам
Необходимость оцифровать договорную деятельность и систематизировать файлы внутри единого хранилища действительно существует у большинства торговых сетей. Крупнейшие игроки заключают до тысячи новых договоров и нескольких тысяч дополнительных соглашений каждый год, а суммы сделок могут исчисляться миллионами рублей. Без использования новых технологий сложно контролировать такой объем документации, повышается вероятность ошибок, которые могут дорого обойтись компании.
В создании электронного архива нуждаются также огромные массивы кассовых документов. Цифровые хранилища позволяют хранить чеки с обеспечением их юридической значимости и облегчают выгрузку нужной информации перед налоговыми проверками и аудитами.
Современные файловые архивы обеспечивают полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.
Физические документы компании после добавления в электронную базу отмечаются штрих-кодом, при помощи которого легко найти необходимый файл. С технической точки зрения сотрудники работают со ссылками на документы, в то время как сами файлы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут находиться в нескольких папках, при этом в каждой папке пользователь будет работать с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.
Документы по одной тематике можно связывать между собой. Например, связать договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. Это позволяет в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Цепочка связей отображается в карточке документа, там же можно добавлять новые связанные документы.
Кроме того, архивы дают возможность ускорить работу с документами посредством использования шаблонов, настраиваемых по внутренним правилам организации, и автозаполнения.
Для повышения безопасности хранилища сотрудникам назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.
